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Seiten-ID: 938 Protokolle und Nachweise in der Mediation 3-Abteilung »  Bücher (Wiki) 4-Inhalt »  (05) Methodik »  Qualität

Protokolle in der Mediation

Die Frage der Protokollierung ist von der Dokumentation abzugrenzen. Die Dokumentation wiederum erfordert eine Unterscheidung nach dem Zweck. Folgende Beiträge setzen sich mit der Frage der Protokollierung und der Dokumentation auseinander:

Protokoll (als Handlungsnachweis) Qualitätsdokumentation Falldokumentation Abschlussdokumentation


Vor der Auseinandersetzung mit der Bedeutung des Protokolls als Handlungsnachweis, sollen die Begriffe etwas präziser gegeneinenader abgegrenzt werden. Die Themen in diesem Beitrrag sind:




Anhaltspunkte und Nachweise

Abgrenzungen

Das Mediationsgesetz enthält keine Angaben zur Protokollierung. Ein Hinweis ergibt sich lediglich aus der ZPO im Zusammenhang mit dem Güterichterverfahren. §159 ZPO besagt, dass ein Protokoll über eine Güteverhandlung oder weitere Güteversuche vor einem Güterichter nach § 278 Absatz 5 nur auf übereinstimmenden Antrag der Parteien aufgenommen werden dürfen.

Güterichterverfahren

Im Mediationsgesetz ist nicht von der Anfertigung eines Protokolls, sondern von einer Dokumentation die Rede. §2 Abs. 6 Mediationsgesetz führt aus, dass die erzielte Einigung in einer Abschlussvereinbarung mit Zustimmung der Parteien dokumentiert werden kann. Nicht erwähnt ist die Dokumentation des Abschlusses der Mediation an und für sich und die Zustimmung oder der Inhalt der Bescheinigung über die Teilnahme an einem Informationsgespräch gem. §135 FamFG.

Abschlussvereinbarung Abschlussdokumentation Bescheinigungen

Die Dokumentation wurde schließlich auch im Entwurf der Ausbildungsverordnung erwähnt. § 5 des Entwurfs der ZMediatAusbV verlangte vom zertifizierten Mediator, dass "die Mediationsverfahren ... zu dokumentieren sind. Zur besseren begrifflichen Unterscheidung werden hier die Begriffe Dokumentation (der Abschlussvereinbarung) und Falldokumentation verwendet.

Falldokumentation 

Schließlich hat die Dokumentation noch eine nicht zu unterschätzende Bedeutung für das Qualitätsmanagement.

Qualitätsdokumentation 

Auch wenn Notizen weit davon entfernt sind, als Protokoll verstanden zu werden, sind einige Regeln zu beachten, die den Umgang mit Notizen in Abrenzung zu Protokollen beschreiben.

Notizen 

Definition

Protokoll
Laut Duden bezeichnet ein Protokoll zum Einen die wortgetreue oder auf die wesentlichen Punkte beschränkte Niederschrift über eine Sitzung, Verhandlung, ein Verhör o. Ä. Zum Anderen kann es sich um den genauen Bericht über Verlauf und Ergebnis eines Versuchs, Heilverfahrens, einer Operation o. Ä. handeln1 . Es gibt noch weitere Bedeutungen, die im Zusammenhang mit der Mediation oder dem Nachweis über den Verlauf eines Verfahrens keinen Zusammenhang ergeben.
Dokumentation
Unter Dokumentation versteht man die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung2 . Im Vordergrund steht also die Verwendbarkeit der Information, nicht, wie sie zustandegekommen ist.

Hintergrund

Ein Protokoll verfolgt ganz unterschiedliche Zwecke. Zum Einen dient es als Gedächtnisstütze, zum Anderen als Nachweis von Gesagtem oder Geschehenem. Das Protokoll stellt eine Verbindlichkeit her. Deshalb werden Protokolle unterschrieben oder genehmigt.

Oft gehen die Parteien wie selbstverständlich davon aus, dass die Mediation protokolliert wird. Manche Parteien fordern den Mediator auf:

Sagen Sie doch mal was ... (der Gegner) in der Sitzung am ... geäußert hat.


Die Gegenseite soll auf eine Äußerung festgenagelt werden. Ein solches Verhalten passt in eine Konfrontation und führt in ein Argumentieren. Beides ist mit dem Charakter der Mediation aber nicht zu vereinbaren. Ein Protokoll formalisiert. Wenn Äußerungen festgehalten werden, sind die Parteien bedacht über das was sie sagen. Sie werden vorsichtig, wenn sie befürchten, dass ihre Äußerungen gegen sie verwendet werden können. Genau das will die Mediation, die als ein informelles Gespräch angelegt wird, verhindern. Die Offenheit und die damit korrespondierende Verschwiegenheit würden ad absurdum geführt, wenn das Protokoll als ein verwertbares Beweismittel verwendet werden kann.

 Merke:

Die Anfertigung von Protokollen ist mit der Mediation nicht ohne Weiteres kompatibel3

Mit den Grenzen der Verschwiegenheit, ihrer Bedeutung und die Verwertung von Dokumenten befasst sich der Beitrag Vertraulichkeit, der auf die Notwendigkeit und Abfassung einer Verschwiegenheitsvereinbarung verweist.

Vertraulichkeit Verschwiegenheitsvereinbarung 

Bedarf

Andererseits gibt es auch in der Mediation genügend Anlässe, vorgenommene Rechtshandlungen nachzuweisen. Die Dokumentation der Abschlussvereinbarung ist ein im Gesetz erwähnter Fall. Der Mediator hat darüber hinaus ein eigenes Interesse, die Erfüllung der Mediationspflichten (wie z.B. die Informations- und Offenbarungspflichten, Zustimmungen der Parteien usw.) nachweisen zu können. Ein Protokoll wäre dafür sicherlich das naheliegende Format. Wie aber sieht es aus, wenn er seine Handlungen protokolliert, nicht aber die der Parteien?

Ein weiterer Bedarf, Handlungen, Prozessabschnitte und Gedanken festzuhalten ergibt sich aus der Transparenz und dem Orientierungsbedarf der Parteien. Wie sollen sie sich am Ende ein Angebot unterbreiten, wenn die Komplexität des Falles zu groß ist, um sich an die für ein Angebot erforderlichen Eckdaten zu erinnern?

Vorgehensweise

Die Mediation bietet für alle Fälle geeignete Tools an. Im Vordergrund stehen die Vereinbarungen im MV bzw. in der MDV. Hier sollten Zustimmungen und Informationen abgebildet sein. Wenn die Verträge von allen Beteiligten unterteichnet sind, ist der Nachweis erbracht, dass Zustimmungen (etwa für Einzelgespräche) und Informationen (etwa zur Neutralität) und Hinweise (etwa zum Beratungsbedarf) geleistet wurden.

Mediationsvertrag Mediationsdurchführungsvereinbarung 

Sinnvoll ist es auch, die wesentlichen Schritte und Eckdaten auf dem Flipchart zu visualisieren. Das Flipchart kann mit einem Datumsstempel abfotografiert und in die Akte genommen werden.

Visualisierung Aktenführung 

Bedeutung für die Mediation

...

Was tun wenn ...

Hinweise und Fußnoten

Bitte beachten Sie die Zitier- und Lizenzbestimmungen. Zitiervorgabe im ©-Hinweis.
Bearbeitungsstand: 2019-05-13 08:21 / Version 36.
Alias: Protokollierung, Protokoll
Siehe auch: Ratgeber für Interventionen
Prüfvermerk: Arthur Trossen

Erstellt von Arthur Trossen. Letzte Änderung: Montag Mai 13, 2019 08:21:26 CEST by Arthur Trossen.